Ich mag ToDo-Listen nicht. Ob analog oder digital spielt für mich dabei keine große Rolle. Ich finde sie wenig übersichtlich und oft auch deprimierend. Insbesondere, wenn die Liste immer länger wird. Und auch, wenn sie in Form eines Kalenders organisiert sind. Ich fühle mich nicht in der Lage, Aufgaben so über einen längeren Zeitraum zu verteilen, dass ich sie zwischendurch nicht doch wieder verschieben muss. Keine Ahnung, wie das andere Leute machen und schaffen. Mir gelingt es aktuell noch nicht.

Ich bin daher schon lange auf der Suche nach einer anderen Art der Aufgabenverwaltung. Ein Tool, in welcher Form auch immer, dass die Art und Weise, wie Aufgaben geplant werden, etwas anders angeht. Ich möchte nicht gleich „neu definiert“ sagen. Aber doch eben einen anderen Ansatz bietet. Mit Any.DO habe ich — so scheint es im Moment zumindest — genau so ein Tool gefunden.

Any.DO – Minimalismus pur

Entdeckt habe ich Any.DO im Apple App Store. Die Oberfläche ist sehr schlicht gehalten und bietet lediglich die Möglichkeit, Aufgaben für Heute, Morgen, In Kürze oder für Irgendwann einzuplanen. Keine unübersichtlichen Kalender, keine große Einteilung in Kategorien, Prioritäten oder ähnliches. Abbildung 1 zeigt einen Screenshot unter iOS 7.

Abb. 1: Any.DO-Startseite.

Abb. 2: Anlegen einer neuen Aufgabe.

Wirklich viel simpler geht es schon nicht mehr. Und trotzdem sind die wichtigsten Aufgaben auf den ersten Blick zu sehen. Selbst wenn die Liste für Heute etwas länger ist. Was sie — in der Regel — aber nicht sein sollte, denn die Aufgaben wollen ja an einem Tag geschafft werden. Auch beim Anlegen einer neuen Aufgabe ist Any.DO sehr einfach gehalten, wie in Abbildung 2 zu sehen ist. Der Text der neuen Aufgabe kann entweder eingetippt und gesprochen werden. Damit ist eine sehr einfache, aber doch äußerst effiziente Aufgabenverwaltung möglich. Vor allem, da keine anderen Funktionen und Features im Weg stehen. Zumindest mir geht es so. Ich möchte einfach die Aufgaben sehen, die ich eingeplant habe und diese abhaken, wenn sie erledigt sind. Nicht mehr und nicht weniger.

Any.DO Moment – Aufgabenplanung im Workflow

Das Konzept, die Aufgaben in die vier zeitlichen Bereiche Heute, Morgen, In Kürze und Irgendwann aufzuteilen, zieht sich durch die gesamte Anwendung. In den Einstellungen kann ein bestimmter Zeitpunkt definiert werden, zu dem sich Any.DO mit einer Mitteilung bemerkbar macht und um die Einsortierung der Aufgaben bittet. Any.DO Moment wurde diese Funktion genannt. Abbildung 3 zeigt das Beispiel einer Erinnerung im Lock-Screen von iOS 7. Neben dem Zeitpunkt können in den Einstellungen auch noch die Wochentage ausgewählt, an denen die Erinnerung erscheint.

Abb. 3: Erinnerung durch Any.DO-Moment.

Die Ansicht, die sich daraufhin öffnet, ist eine weitere Stärke von Any.DO. Abbildung 4 zeigt einen Screenshot dieser angesprochenen Sicht. Angezeigt werden alle Aufgaben, die für den heutigen Tag eingeplant sind. In diesem Beispiel zu sehen an den fünf Kreisen, ein blauer für die aktuell angezeigte Aufgaben und vier graue für die Aufgaben in der Warteschleife, die noch geplant werden wollen.

Abb. 4: Ansicht des Any.DO-Workflows.

Für jede Aufgaben kann anschließend entschieden werden, wann sie erledigt werden soll. Wird Heute ausgewählt, erscheint eine weitere Abfrage für die Uhrzeit (Abbildung 5).

Abb. 5: Uhrzeit im Any.DO-Workflow.

Abb. 6: Verschieben einer Aufgabe.

Der Screenshot wurde Abends aufgenommen, weshalb die Auswahl eingeschränkt ist. Sie ist also auch dynamisch und ändert sich mit der aktuellen Tageszeit. In Abbildung 4 sind aber noch weitere Optionen zu sehen. Abbildung 6 zeigt die Ansicht an, um eine Aufgabe zu verschieben, was über die Schaltfläche Später möglich ist. Hier muss nur noch entschieden werden, was später genau heißt. Zu guter Letzt kann eine Aufgabe noch als erledigt markiert oder direkt gelöscht werden. Dieser Workflow spiegelt also die Einteilung der Aufgaben auf der Startseite wider. Sehr simpel und für meine Zwecke absolut ausreichend und gut zu bedienen. Mehr möchte ich gar nicht. Meistens überprüfte ich morgens die geplanten Aufgaben nur noch einmal, da ich am Abend vorher schon festgelegt habe, was ansteht.

Weitere Optionen

Abb. 7: Extra Menüleiste für Aufgaben.

Abb. 8: Bereits Gelöschte Aufgaben.

Neben diesen Hauptfunktionen können noch einige zusätzliche Informationen zu den Aufgaben hinzugefügt werden (siehe Abbildung 7). Dazu gehört eine einfache Priorisierung, Kategorien, Alarme, Notizen und die Möglichkeit, die Aufgabe einer anderen Person zuzuordnen. Ich persönlich habe diese Funktionen bisher noch nicht benutzt. Sinn ergeben sie aber allemal. Ganz zu Beginn meiner Testphase habe ich die Aufgaben noch in Kategorien eingeteilt. Einen Mehrwert konnte ich dadurch aber nicht erkennen, weshalb ich wieder die Standardkategorie Persönlich verwende. Des Weiteren sind einmal gelöscht Aufgaben nicht für immer verloren, wie Abbildung 8 zeigt. Sie werden, zu erreichen über die Einstellungen, in einer Liste angezeigt und können bei Bedarf reaktiviert werden. So müssen oft wiederkehrende Aufgaben nicht ständig neu angelegt werden.

Ab in die Cloud

Neben dem bisher beschriebenen Funktionsumfang kann Any.DO die Aufgaben auch über die Cloud synchronisieren. In den Einstellungen kann dazu ein Benutzerkonto angelegt werden, dass für die Synchronisation verwendet wird. Zusätzlich zu der iPhone-App benutze ich die Chrome-Erweiterung. Abbildung 9 zeigt einen Screenshot.

Abb. 9: Any.DO Chrome-Erweiterung.

Der Funktionsumfang und die Oberfläche sind nahezu identisch. Bisher gibt es noch keine lokalisierte Version der Chrome-Erweiterung, weshalb die Oberfläche noch auf English erscheint. Aber da gibt es ganz sicher Schlimmeres. So können die Aufgaben auch über den Desktop erreicht werden und es ist nicht immer gleich das Smartphone oder das Tablet notwendig. Zudem werden die Aufgaben, die am heutigen Tag zu erledigen sind, über dem Icon als Info angezeigt. Genau wie bei der iPhone-Version.

Fazit

Ein Test von Any.DO ist sehr zu empfehlen! Die Software macht ihre Aufgabe sehr gut. Ohne mit Funktionen überladen zu sein und ohne im Weg zu stehen. Einfach ohne Wenn und Aber. Ich habe Any.DO seit ca. 1 1/2 Monaten im Einsatz und möchte sie nicht mehr missen. Bisher klappt die Verwaltung der Aufgaben wesentlich besser, als über andere Tools.

Mit meiner dezenten Bemerkung am Anfang des Beitrags, dass ich Kalender zur Organisation von Aufgaben nicht mag, wollte ich allerdings nicht sagen, dass ich sie überhaupt nicht einsetze. Ich finde nur, dass Kalender für eine dynamische Verwaltung von Aufgaben nicht geeignet sind. In einen Kalender schreibe ich wichtige Termine, die, in der Regel, (sehr) weit in der Zukunft liegen. Beispielsweise den halbjährlichen Besuch beim Zahnarzt. Aber meine täglichen Aufgaben möchte ich damit nicht organisieren. Dafür finde ich die Art der Verwaltung zu unflexibel.